Vraag een willekeurige installateur hoe zijn week eruit ziet, en je hoort drie dingen: klanten helpen is leuk, monteurs aansturen is dagelijks puzzelen, en de administratie is een sluipmoordenaar. Niet dramatisch, niet onoverkomelijk — maar het vreet uren weg die niemand factureren kan.
Ik heb het bij meerdere installatiebedrijven gemeten. Het gemiddelde: 32 uur per week aan administratie. Werkbonnen overtypen, foto’s terugzoeken in de WhatsApp van vorige donderdag, materiaal narekenen, en als alles meezit nog een factuur eruit.
Het probleem
De meeste werkbonnen leven nog op papier of in losse appjes. Een monteur schrijft de uren op, fotografeert de oude ketel met zijn telefoon, en stuurt ’s avonds (in het beste geval) een appje naar kantoor. Daar wordt het overgetypt.
- Fouten — handtekeningen kwijt, foto’s onvindbaar, materiaal niet correct doorberekend.
- Vertraging — facturen die later versturen, betaaltermijnen die later in beginnen.
- Frustratie — monteurs die het gevoel hebben dat ze "ook nog dat moeten doen".
De oplossing
De oplossing is op zich niet rocket science: de werkbon waar hij hoort, op de telefoon van de monteur, ter plekke, met de klant erbij. Wat lastig is: er een app voor maken die monteurs daadwerkelijk gebruiken.
- Werkt op de bouw — ook in een kruipruimte zonder bereik, ook met handschoenen aan.
- Niks invullen wat je niet hoeft — vooringevulde klantgegevens, recente materialen, standaard werkzaamheden.
- Klaar in onder een minuut — handtekening, foto, klaar. Niet drie schermen, niet vijf bevestigingen.
In de praktijk
Materiaal-scanning via de camera scheelt 3 tot 5 minuten per werkbon. En het voorkomt typfouten waar je achteraf achteraan moet bellen.
Resultaten
- Fors minder uren aan administratie per week.
- Facturen sneller de deur uit — wat de cashflow merkbaar verbetert.
- Minder discussie met klanten over wat er gedaan is.
Plan een vrijblijvend gesprek van 30 minuten. We kijken naar je huidige werkwijze en wat de overstap zou opleveren.